ZUS jest liderem w elektronicznej wymianie danych z zagranicznymi instytucjami ubezpieczeniowymi. Jako jedna z pierwszych instytucji w Europie, wdrożył system elektronicznej wymiany dokumentów EESSI. Dzięki temu, wnioski osób, które pracowały za granicą są obsługiwane są sprawnie i szybko.

Co to jest EESSI

EESSI (ang. Electronic Exchange of Social Security Information) to informatyczny system elektronicznej wymiany informacji i dokumentów w Unii Europejskiej potrzebnych do załatwiania spraw ubezpieczonych, emerytów, rencistów i pracowników, którzy skorzystali
z prawa do migracji i wykonywali lub wykonują pracę za granicą.

– Pod koniec minionego roku, co miesiąc ZUS wypłacał ponad 239 tysiecy emerytur i rent osobom, które oprócz aktywności zawodowej w Polsce, pracowały kiedyś za granicą. Aż 73 tysiące świadczeń trafiało na rachunki bankowe w innych krajach, z tego niemal 50 tysięcy do odbiorców mieszkających w krajach Unii Europejskiej i Wielkiej Brytanii. Liczba wniosków o tak zwane łączone emerytury rośnie z każdym rokiem, a dzięki systemowi EESSI sprawy międzynarodowe możemy załatwiać z zagranicznymi instytucjami ubezpieczeniowymi ograniczając obieg papierowych dokumentów i oszczędzając czas – Sebastian Szczurek, regionalny rzecznik prasowy ZUS województwa opolskiego.

Zakres spraw obsługiwanych w ramach systemu EESSI przez placówki ZUS z zagranicznymi instytucjami obejmują przyznawanie zasiłków, emerytur, rent oraz innych świadczeń w sytuacji, gdy osoba pracuje, pracowała, bądź obecnie mieszka w państwie członkowskim UE/EFTA.

Praca w delegacji, składki w ZUS

Komunikacja elektroniczna pomiędzy ZUS a podobnymi instytucjami w krajach europejskich dotyczy również potwierdzania podlegania polskiemu ustawodawstwu, czyli wystawiania dokumentów potwierdzających, że składki na ubezpieczenia społeczne pracownika pracującego poza granicami Polski powinny być opłacane do polskiego Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. Pracownik otrzymuje dokument o symbolu A1, a instytucja zagraniczna, kraju który potrzebuje odpowiedniego poświadczenia – otrzymuje właściwy dokument elektroniczny, wysłany poprzez EESSI.

Dotychczas jednostki ZUS wysłały poprzez system EESSI elektronicznie ponad 112 tys. wniosków i innych dokumentów do instytucji w całej Europie, a otrzymały z nich 65 tys. wniosków i formularzy. Liczby te stale się zwiększają, wraz z podłączaniem do tego systemu kolejnych państw członkowskich UE/EFTA.

– Korzystanie z systemu EESSI zamiast tradycyjnej korespondencji papierowej jest szczególnie istotne w czasie pandemii. Omijamy barierę jaką są ograniczenia w przekazywaniu korespondencji pocztowej w Europie. Jeśli więc mamy sprawę o przyznanie emerytury międzynarodowej, to prowadzimy elektroniczną wymianę danych z zagranicznymi instytucjami, które są już podłączone do systemu EESSI. Znika problem restrykcji pocztowych czy kwarantanny dokumentacji – Sebastian Szczurek, rzecznik prasowy ZUS w Opolu.

Obecnie Polska wraz z Niemcami i Austrią jest w czołówce europejskich państw pod względem elektronicznej wymiany dokumentów przez system EESSI. Aktualnie te trzy państwa odpowiadają łącznie za ponad 50 proc. komunikacji w systemie EESSI.

Jak to działa

– Przykładowo, Pan Kowalski pracował w Polsce, Irlandii i w Niemczech i obecnie po osiągnięciu wieku 70 lat zrezygnował z pracy i wnioskuje o emeryturę. Prawo unijne przewiduje, że emeryturę może uzyskać z każdego z tych państw, czyli razem może otrzymać nawet trzy emerytury, o ile spełni do nich warunki w każdym z tych krajów. Regulacje unijne ułatwiają spełnienie tych warunków. Prawo przewiduje, że w takiej sytuacji, wniosek o emeryturę zgłasza się do instytucji ubezpieczeniowej państwa, w którym się mieszka na stałe. Jeśli Pan Kowalski mieszka obecnie w Polsce, wniosek o emeryturę powinien złożyć do ZUS. Na podstawie wniosku, ustalana będzie emerytura nie tylko przez ZUS, ale również przez instytucje zagraniczne Niemiec i Irlandii – Sebastian Szczurek z opolskiego ZUS.

ZUS w sprawie Pana Kowalskiego nawiąże współpracę z instytucjami zagranicznymi – odpowiednikami ZUS z Niemiec i Irlandii – i wymieni się elektronicznie informacjami oraz dokumentami niezbędnymi do przyznania prawa i obliczenia wysokości emerytur z Polski, Irlandii i Niemiec. Oznacza to, że ZUS nie wysyła dokumentów do Niemiec i Irlandii pocztą tradycyjną a bezpiecznym kanałem informatycznym. Co więcej, informacje przekazywane Niemiec i Irlandii nie są wpisywane ręcznie przez pracownika ZUS, lecz w większości automatycznie pobierane z bazy danych systemu informatycznego ZUS. Komunikacja elektroniczna nie kończy się tylko na wysłaniu wniosku o emeryturę lub rentę, ale obejmuje również jego dalszą obsługę, tj. przekazywanie dalszych formularzy, informacji i dokumentów, kończąc na wymianie informacji o decyzjach w sprawie emerytury podjętych przez instytucje każdego z tych krajów.

Sebastian Szczurek

regionalny rzecznik prasowy ZUS

województwa opolskiego