Optymalizacja działalności dzięki regularnym przeglądom kas fiskalnych: jak uniknąć nieprzewidzianych problemów?

Każde urządzenie może w pewnym momencie ulec awarii, a kasa fiskalna nie stanowi tutaj wyjątku. Części usterek można jednak zapobiec, wykonując regularne przeglądy i weryfikując, czy któryś z elementów nie wymaga wymiany lub naprawy. W ten sposób można zapewnić sprawne funkcjonowanie swojej działalności – bez zbędnych przestojów powodowanych brakiem możliwości zarejestrowania transakcji. Zatem jak często powinno się wykonywać przeglądy kas fiskalnych? Na czym one polegają? Odpowiadamy poniżej!

Jak wygląda przegląd kasy fiskalnej?

Przeglądy techniczne kas fiskalnych są obowiązkowe – mówi o tym rozporządzenie Ministra Finansów z 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz.U. 2019 poz. 816). Jednocześnie w tym akcie prawnym zostały określone kwestie, jakie muszą zostać skontrolowane podczas każdego przeglądu. Serwisant będzie zatem sprawdzał:

• stan i liczbę plomb kasy, a także ich zgodność z zapisem w książce kasy;
• stan obudowy kasy;
• czytelność dokumentów drukowanych przez kasę;
• poprawność działania kasy (zwłaszcza  w zakresie wystawiania dokumentów fiskalnych);
• program pracy kasy i program do odczytu pamięci;
• poprawność działania wyświetlacza dla klientów;
• stan baterii i akumulatorów w kasie;
• poprawność ustawienia zegara kasy.

Jeśli żadna z tych kwestii nie będzie budzić zastrzeżeń, serwis wpisuje wynik przeglądu do książki kasy, a w kasach fiskalnych online zapisuje go w pamięci fiskalnej. Do książki kasy załączana jest także kopia potwierdzenia wykonania przeglądu oraz ewentualne zalecenia pokontrolne.

Przegląd techniczny może jednak obejmować również inne czynności, np. sprawdzenie czystości kasy i usunięcie ewentualnych zabrudzeń czy kontrolę stanu obwodów na płycie głównej. Te drobne działania konserwacyjne zajmują kilka chwil, a mogą zapobiec przyszłym awariom urządzenia.

Jak często powinno się wykonywać przegląd kasy fiskalnej?

Wspomniane już rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących zobowiązuje przedsiębiorców do wykonywania przeglądu kasy fiskalnej co najmniej raz na 2 lata. Potwierdzenie jego wykonania powinno znaleźć się w książce kasy i w jej pamięci fiskalnej (w przypadku kas fiskalnych online). Czy warto decydować się na częstsze przeglądy kasy? To zależy – jeśli urządzenie jest używane zaledwie kilka razy w ciągu dnia, przegląd co 2 lata w większości przypadków będzie wystarczający. Natomiast jeśli kasa jest intensywnie wykorzystywana, zwłaszcza w niezbyt korzystnych dla niej warunkach (np. w pomieszczeniach, gdzie występuje wysoka temperatura), można zdecydować się na częstsze przeglądy, np. coroczne. Są one zazwyczaj tańsze od dwuletnich i mogą przedłużyć żywotność intensywnie eksploatowanego urządzenia.

Warto pamiętać, że w niektórych sytuacjach wymagane jest wykonanie dodatkowego przeglądu technicznego – przed rozpoczęciem korzystania z kasy wynajętej, wydzierżawionej lub wziętej w leasing. Na taki przegląd kasę należy dostarczyć przed zarejestrowaniem na niej pierwszej transakcji, co pozwoli zapobiec ewentualnym problemom technicznym z urządzeniem.

Co można zyskać dzięki regularnym przeglądom kasy fiskalnej?

Przeglądy kas fiskalnych to nie tylko obowiązek wiążący się z dodatkowym wydatkiem, lecz również szereg korzyści.

Optymalne działanie urządzenia

Po odbiorze kasy fiskalnej z profesjonalnego serwisu można mieć pewność, że urządzenie zostało sprawdzone pod każdym kątem. W ten sposób ryzyko, że kasa przestanie działać w najmniej spodziewanym momencie (np. gdy w sklepie znajduje się wielu klientów) spada do minimum. Co więcej, serwisant zawsze informuje, czy któraś z części kasy powinna już zostać wymieniona – dzięki temu urządzenie nie ulegnie poważniejszym uszkodzeniom, które mogłyby wiązać się z większym kosztem, a nawet koniecznością wymiany kasy na nową.

Warto więc zapisać sobie w kalendarzu ostateczną datę wykonania kolejnego przeglądu, a jeszcze lepiej włączyć powiadomienie w telefonie np. tydzień przed tym dniem. Pozwoli to tak zorganizować sobie czas, aby w porę dostarczyć kasę do serwisu. W Mico stosujemy przypominające naklejki na kasie fiskalnej oraz powiadomienia SMS, ale ostateczne umówienie terminu zawsze leży w obowiązku użytkownika urządzenia.

Brak kar

Przeglądy kas fiskalnych wykonywane co najmniej raz na 2 lata są obowiązkowe. Jeśli jakiś przedsiębiorca zapomni albo celowo nie dopełni tego obowiązku, musi liczyć się z karą w wysokości 300 zł. Warto pamiętać, że w przypadku kas z elektronicznym albo papierowym zapisem kopii, administracja skarbowa musi osobiście udać się do przedsiębiorcy celem wykonania kontroli, więc to wtedy może okazać się, że kasa nie przeszła przeglądu w terminie. Natomiast w przypadku kas fiskalnych online informacje o wykonanych lub zaległych przeglądach wysyłane są do Centralnego Repozytorium Kas, dzięki czemu urzędnicy mogą zdalnie sprawdzić, czy obowiązek został wykonany i ewentualnie od razu naliczyć karę.

Poza wspomnianą grzywną takie zaniedbanie będzie również skutkować odbiorem ulgi, jaką przedsiębiorca mógł uzyskać na zakup urządzenia. Jeśli stara kasa (z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii) została wymieniona na model online lub do nowej działalności została zakupiona kasa online, można uzyskać zwrot za jej zakup w wysokości 90% ceny urządzenia, jednak nie więcej niż 700 zł. W przypadku gdy taka kasa nie przejdzie przeglądu technicznego przez 3 lata od momentu rozpoczęcia rejestrowania sprzedaży, przedsiębiorca będzie zobowiązany do zwrócenia pobranej ulgi.

Wykonanie dwuletniego przeglądu technicznego kasy fiskalnej to koszt powyżej 300 zł, natomiast bez niego stracić można nawet 1000 zł. Przestrzeganie przepisów jest więc zdecydowanie opłacalną decyzją.

Artykuł sponsorowany