Legalność zatrudnienia – od czego zacząć?

Zatrudnianie cudzoziemców w Polsce wymaga spełnienia kilku warunków. Najważniejsze jest, aby każdy pracownik spoza Polski miał legalny pobyt oraz odpowiednie dokumenty uprawniające do pracy. Jeżeli zatrudniasz obywatela Unii Europejskiej, formalności są minimalne, wystarczy zgłoszenie pobytu, jeśli przekracza on 3 miesiące. W przypadku osób spoza UE musisz zadbać o zezwolenie na pracę lub skorzystać z uproszczonej procedury oświadczeniowej, która dotyczy wybranych narodowości, takich jak Ukraińcy, Białorusini, Gruzini, Mołdawianie czy Ormianie. Obecnie coraz więcej pracowników pochodzi z tak odległych krajów jak Nepal, Filipiny czy Kolumbia, a liczba wydawanych zezwoleń dla tych narodowości rośnie nawet o kilkaset procent rocznie!

Nowe przepisy w 2025 roku – co się zmienia?

Od 2025 roku obowiązują nowe zasady zatrudniania cudzoziemców. Najważniejsza zmiana to pełna cyfryzacja procedur, większość formalności załatwisz teraz online, co znacząco przyspiesza cały proces. Składanie wniosków o zezwolenie na pracę, przesyłanie dokumentów czy monitorowanie statusu sprawy odbywa się przez internet. Zniknął także obowiązek tzw. testu rynku pracy, czyli sprawdzania, czy na dane stanowisko nie ma chętnych Polaków. Teraz to powiaty decydują, w jakich branżach i na jakich warunkach można zatrudniać cudzoziemców. Dzięki temu procedury są prostsze i szybsze, a Ty jako pracodawca możesz łatwiej planować rekrutację.

To duże ułatwienie dla przedsiębiorców, zwłaszcza tych działających w branżach o dużym zapotrzebowaniu na pracowników z zagranicy. Nowe przepisy pozwalają na sprawniejsze zarządzanie procesem zatrudnienia i ograniczają biurokrację, która wcześniej wydłużała cały proces. W praktyce oznacza to większą elastyczność i szybsze wprowadzanie nowych pracowników do zespołu.

Obowiązki pracodawcy wobec cudzoziemca

Jako pracodawca zatrudniający cudzoziemca musisz pamiętać o kilku kluczowych obowiązkach, które wynikają z przepisów prawa. Przede wszystkim należy upewnić się, że pracownik posiada ważny dokument pobytowy uprawniający go do legalnego przebywania w Polsce. Kolejnym krokiem jest uzyskanie odpowiedniego zezwolenia na pracę lub zarejestrowanie oświadczenia o powierzeniu pracy, w zależności od kraju pochodzenia cudzoziemca i rodzaju zatrudnienia. Po uzyskaniu zezwolenia lub rejestracji oświadczenia, masz obowiązek przesłać kopię podpisanej umowy do właściwego urzędu pracy.

Niezwykle istotne jest również to, aby warunki zatrudnienia – takie jak wynagrodzenie, wymiar czasu pracy czy zakres obowiązków – odpowiadały tym, które zostały wskazane w dokumentach urzędowych, ponieważ wszelkie rozbieżności mogą skutkować poważnymi konsekwencjami prawnymi.

Warto wiedzieć, że kontrole legalności zatrudnienia prowadzone przez Straż Graniczną i Państwową Inspekcję Pracy mogą odbywać się bez zapowiedzi i często są przeprowadzane jednocześnie przez obie instytucje. To oznacza, że musisz być przygotowany na ewentualną kontrolę w każdej chwili. Wysokość kary za nielegalne zatrudnienie cudzoziemca może wynosić nawet kilka tysięcy złotych za każdą osobę!

Zatrudnianie cudzoziemców to wyzwanie, ale i ogromna szansa dla Twojej firmy. Przestrzegając aktualnych przepisów i dbając o integrację nowych pracowników, możesz zyskać lojalny i zaangażowany zespół. Pamiętaj, że odpowiednie przygotowanie i znajomość procedur to klucz do sukcesu. Więcej na ten temat znajdziesz na stronie TGC.