Koszty w firmie – 10 wydatków, które możesz legalnie odliczyć (a o których nie pomyślałeś)

Prawidłowe ewidencjonowanie kosztów to jeden z najskuteczniejszych sposobów na obniżenie podatku dochodowego. Poza oczywistymi wydatkami, takimi jak zakup towaru czy opłata za biuro, istnieje cała gama kosztów, które możesz legalnie odliczyć, a które przedsiębiorcy często pomijają. Poniżej znajdziesz listę 10 takich wydatków.

1. Oprogramowanie i aplikacje, z których korzystasz na co dzień

Wydatki na firmę to nie tylko fizyczne narzędzia. Każda subskrypcja i licencja na oprogramowanie, które usprawnia Twoją pracę, może być kosztem.

• Co można odliczyć? Pakiety biurowe (Microsoft 365, Google Workspace), programy graficzne (Adobe Creative Cloud), narzędzia do zarządzania projektami (Asana, Trello), programy do fakturowania, a nawet specjalistyczne aplikacje na telefon, jeśli służą Ci do celów firmowych (np. aplikacje do skanowania dokumentów czy edycji wideo).
• Pamiętaj: Ważne jest, aby móc udowodnić, że dana aplikacja służy do generowania przychodu lub zabezpieczenia jego źródła.

2. Szkolenia, kursy online i literatura branżowa

Inwestycja w Twoje kompetencje to inwestycja w firmę. Każdy wydatek poniesiony na podnoszenie kwalifikacji zawodowych związanych z profilem Twojej działalności jest kosztem uzyskania przychodu.

• Co można odliczyć? Opłaty za kursy online (np. na platformach Coursera, Udemy), szkolenia stacjonarne, konferencje branżowe, webinary, a także zakup książek i e-booków o tematyce bezpośrednio związanej z Twoją pracą.
• Przykład: Programista może odliczyć kurs nowego języka programowania, a marketingowiec książkę o SEO.

3. Koszty związane z wykorzystaniem prywatnego mieszkania na cele firmowe

Jeśli pracujesz z domu, część wydatków na utrzymanie mieszkania możesz proporcjonalnie zaliczyć w koszty firmy. Najpierw musisz jednak obliczyć, jaki procent całej powierzchni mieszkania zajmuje Twoje biuro.

• Co można odliczyć? Proporcjonalną część czynszu, opłat za prąd, ogrzewanie i internet. Jeśli kupiłeś biurko, fotel czy lampkę wyłącznie do swojego kącika biurowego, te wydatki możesz odliczyć w całości.
• Przykład: Twoje biuro zajmuje 10 m² w 50-metrowym mieszkaniu (20% powierzchni). Możesz więc co miesiąc odliczyć 20% wartości czynszu i rachunków za media.

4. Usługi wspierające zdrowie psychiczne i fizyczne (z pewnymi warunkami)

To kategoria, która budzi wiele pytań, ale jest jak najbardziej możliwa do obrony. Fiskus coraz częściej akceptuje wydatki na zdrowie, jeśli są one niezbędne do wykonywania zawodu i utrzymania zdolności do pracy.

• Co można odliczyć? Sesje z psychologiem lub coachem (jako prewencja wypalenia zawodowego), wizyty u fizjoterapeuty lub okulisty (jeśli spędzasz godziny przed komputerem).
• Warunek: Musisz być w stanie wykazać bezpośredni związek między wydatkiem a Twoją pracą. Karnet na siłownię będzie trudny do obrony, ale wizyta u fizjoterapeuty, który ratuje Twój kręgosłup obciążony pracą przy biurku, już nie.

5. Wydatki na reklamę w internecie

Wielu przedsiębiorców zapomina, że kampanie w social mediach czy Google Ads to pełnoprawny koszt firmowy. Każda złotówka wydana na promocję Twojej marki w sieci może obniżyć Twój podatek.

• Co można odliczyć? Reklamy na Facebooku, Instagramie, LinkedIn, kampanie Google Ads, a także wynagrodzenie dla agencji marketingowej czy influencera promującego Twoje produkty.
• Dokumentacja: Pamiętaj, aby pobierać i przechowywać faktury za te usługi (są one zazwyczaj dostępne w panelach reklamowych).

6. Ubezpieczenie na życie i OC zawodowe

O ile prywatne ubezpieczenie na życie jest trudne do zaksięgowania, o tyle polisy bezpośrednio związane z prowadzeniem biznesu są kosztem.

• Co można odliczyć? Przede wszystkim ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej (OC), które jest wręcz obowiązkowe w wielu zawodach (prawnicy, architekci, księgowi). Można również odliczyć składki na ubezpieczenie na życie, jeśli jest ono wymogiem przy zaciąganiu kredytu firmowego.
• Pamiętaj: Polisa musi chronić firmę, a nie tylko Ciebie prywatnie.

7. Strój firmowy z logo

Zwykłe ubrania, nawet eleganckie, nie mogą być kosztem, ponieważ urząd uzna je za wydatek osobisty. Sytuacja zmienia się diametralnie, gdy odzież jest trwale oznaczona logo Twojej firmy.

• Co można odliczyć? Koszulki, bluzy, polary czy kurtki z wyraźnym, widocznym logo, które służą jako strój roboczy lub gadżet reklamowy dla klientów.
• Cel: Taki strój traci swój osobisty charakter i staje się narzędziem budowania wizerunku marki.

8. Wyposażenie kuchni i artykuły spożywcze do biura

Jeśli masz biuro (nawet w domu) i spotykasz się w nim z klientami, możesz odliczyć wydatki na podstawowe artykuły spożywcze.

• Co można odliczyć? Zakup kawy, herbaty, wody, cukru, mleka czy ciastek, które są przeznaczone dla Ciebie, Twoich pracowników i klientów podczas spotkań biznesowych. Możesz także odliczyć zakup ekspresu do kawy, czajnika czy firmowych kubków.
• Uwaga: Mówimy tu o drobnych artykułach, a nie o pełnym cateringu.

9. Koszty związane z firmowym kontem bankowym

Wielu przedsiębiorców traktuje opłaty bankowe jako zło konieczne i zapomina, że są one kosztem prowadzenia działalności.

• Co można odliczyć? Miesięczne opłaty za prowadzenie rachunku firmowego, opłaty za przelewy, prowizje od transakcji czy opłatę za posiadanie karty firmowej.
• Rada: Przejrzyj wyciąg bankowy z kilku miesięcy i zsumuj te kwoty – w skali roku może to być znacząca suma.

10. Prezenty i gadżety dla kontrahentów (do pewnego limitu)

Upominki dla klientów mogą być kosztem, o ile spełniają określone warunki. Nie mogą być to prezenty o charakterze reprezentacyjnym (np. drogi alkohol, luksusowe pióro).

• Co można odliczyć? Drobne gadżety z logo firmy (długopisy, smycze, notatniki, kubki). Jeśli prezent nie ma logo, jego wartość jednostkowa nie może przekroczyć 200 zł, a Ty musisz prowadzić ewidencję obdarowanych osób.
• Cel: Taki wydatek musi mieć charakter reklamowy, a nie budowania prywatnej relacji.

Pamiętaj, że kluczem do bezpiecznego odliczania kosztów jest dokumentacja (faktury, rachunki) i umiejętność uzasadnienia związku wydatku z prowadzoną działalnością. W razie wątpliwości zawsze warto skonsultować się ze swoją księgową.

artykuł sponsorowany