Zmiany w przechowywaniu dokumentacji
Od 1 stycznia 2019 r. pracodawcy będą przechowywali dokumentację pracowniczą nowo zatrudnionych tylko przez 10 lat, a nie przez 50 lat. Projekt o nazwie e-Akta oznacza skrócenie okresu przechowywania akt osobowych i możliwość ich elektronizacji. Krócej i taniej dla pracodawców, a bezpieczniej dla pracowników – to główne zalety zmian.
Obecnie pracodawca nie ma innego wyjścia, jak tylko przechowywać akta osobowe pracowników w formie papierowej. Od nowego roku sam zdecyduje czy przechowywać i archiwizować je w papierze czy elektronicznie. Na pewno jednak dokumenty pracownika zatrudnionego po 1 stycznia 2019 r. będzie musiał „trzymać” jedynie przez 10 lat, tj. do końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy lub zakończyła się umowa zlecenia. E-Akta pozwolą też firmie skrócić o 40 lat przechowywanie dokumentacji osób zatrudnionych w latach 1999 -2018.
– Aby skrócić czas przechowywania akt pracowniczych do 10 lat pracowników zatrudnionych między 1999 r. a 2018 r., trzeba złożyć w ZUS oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych. W tym dokumencie pracodawca zadeklaruje, że dostarczy raporty informacyjne za każdego zatrudnionego w latach 1999 – 2018. To nie będzie obowiązkowe, a dobrowolne – Sebastian Szczurek, regionalny rzecznik prasowy ZUS województwa opolskiego.
Za pracowników, którzy zakończyli karierę przed złożeniem oświadczenia o składaniu raportów informacyjnych, pracodawca musi złożyć raporty zanim upłynie 12 miesięcy, od chwili złożenia tego oświadczenia. Raport będzie można złożyć za swojego pracownika lub zleceniobiorcę czyli osoby świadczące pracę na podstawie umowy zlecenia czy umowy agencyjnej.
Pracodawca będzie mógł wycofać oświadczenie, ale tylko do momentu złożenia pierwszego raport informacyjnego. Jeśli zaś wycofa to oświadczenie, to automatycznie zrezygnuje ze skróconego okresu przechowywania akt pracowniczych. Nadal więc będzie przechowywał akta osobowe przez 50 lat.
Jeśli pracodawca zdecyduje o złożeniu raportu informacyjnego do ZUS, czyli na elektronizację akt osobowych, to będzie miał wobec ubezpieczonego kilka obowiązków. Powinien zatem przekazać pracownikowi kopię raportu przekazanego do ZUS, aby zainteresowany mógł zweryfikować zawarte w nim dane. Ponadto ma dostarczyć pracownikowi dowody wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, między styczniem 1999 r. a grudniem 2018 r. Obowiązkiem każdego pracodawcy będzie też powiadomienie pracownika o skróconym okresie przechowywania jego dokumentacji, prawie do odbioru dokumentacji papierowej oraz o prawie do uzyskania kopii dokumentacji pracowniczej.
ZUS – niezależnie od pracodawcy – poinformuje ubezpieczonego o złożeniu takiego raportu. Taka wiadomość będzie zawarta w corocznej korespondencji o stanie konta ubezpieczonego i razem
z formularzem PIT (rocznym obliczeniem podatku), który trafi do tych pracowników, którzy mają prawo do emerytury czy renty.
Sebastian Szczurek
Rzecznik Regionalny Prasowy ZUS
województwa opolskiego
