Jakie regały wybrać do archiwum zakładowego, archiwum firmy?
Archiwum zakładowe to nieodłączny element każdej firmy, bez względu na jej rozmiar czy branżę. To miejsce, w którym przechowuje się dokumenty i akta, potrzebne dla prawidłowego działania przedsiębiorstwa. W związku z tym ważne jest, aby archiwum zakładowe było dobrze zorganizowane, a dokumenty znajdowały się w miejscach łatwo dostępnych, ale i przy tym bezpiecznych. Jednym z najważniejszych elementów wyposażenia archiwum są meble, które to umożliwiają. Jakie regały wybrać do archiwum firmy? Podpowiadamy!
Jakie regały wybrać do archiwum zakładowego? O czym pamiętać kupując regały do archiwum firmy?
Wybór regałów do archiwum zakładowego lub archiwum firmy zależy od wielu czynników, takich jak ilość dokumentów, które mają być przechowywane, dostępna przestrzeń, budżet, a także wymogi i preferencje związane ze sposobem organizacji akt. Przede wszystkim bardzo ważny jest wybór mebli, które będą o wystarczającej pojemności oraz wysokości. Mogą być wykonane z różnych materiałów, takich jak: drewno, metal, tworzywo sztuczne czy szkło, w zależności od potrzeb i wymagań. Na rynku znaleźć można różne modele.
Dobrze jest wybrać regały przesuwne do archiwum, zapewnią oszczędność miejsca oraz sprawią, że dokumenty będą łatwo dostępne. Są także bardzo pojemne i wytrzymałe, dlatego pozwalają na przechowanie dużej ilości akt. Dostępne są modele z możliwością rozbudowy, co pozwala na łatwe dostosowanie ich do zmieniających się potrzeb firmy. Podczas zakupu regałów do firmy warto wybrać rozwiązania, które pozwalają na łatwą organizację dokumentów. Dobrze, aby miały przegródki lub możliwość umieszczenia etykiet na frontach półek. Jeśli w archiwum przechowywane są dokumenty poufne lub ważne, należy wybrać regały zabezpieczone przed dostępem nieupoważnionych osób.
Co jeszcze przyda się w archiwum zakładowym?
W archiwum można zapewnić miejsce do pracy dla archiwisty. Umieścić należy w nim: biurko, krzesło, komputer z dostępem do Internetu, drukarkę oraz zestaw materiałów archiwizacyjnych, takich jak pudełka, teczki, igły archiwizacyjne czy miękkie ołówki. Dostępny powinien być również sprzęt do digitalizacji dokumentów oraz niszczarka do dokumentów. Aby zachować akta w dobrym stanie, archiwum powinno być wyposażone w odpowiedni sprzęt czyszczący — odkurzacz z filtrem HEPA, gąbki, proszki do czyszczenia papieru i produkty do odkażania na bazie etanolu. Gdy to konieczne należy pamiętać o środkach ochrony osobistej dla archiwisty.
Dbając o bezpieczeństwo przechowywanych akt, w archiwum powinna być zamontowana instalacja przeciwpożarowa połączona z centralą alarmową, która w razie wystąpienia pożaru powiadomi odpowiednie służby. Ponadto każdy lokal tego typu powinien być wyposażony w urządzenia pomiarowe, które pozwolą na kontrolę warunków klimatycznych, w tym temperatury i wilgotności powietrza, o których mowa poniżej. Dzięki takim rozwiązaniom archiwum może zapewnić właściwe warunki pracy oraz przechowywania dokumentów.
Jakie warunki powinny panować w archiwum firmowym?
W archiwum zakładowym powinny panować warunki, które zapewnią długotrwałą ochronę dokumentów i zminimalizują ryzyko ich utraty lub uszkodzenia. Niezwykle ważne są czynniki temperaturowe i wilgotnościowe. Temperatura w archiwum powinna być utrzymywana na stałym poziomie, najlepiej w przedziale 18°C – 20°C, a wilgotność względna powinna wynosić między 40 a 60%. Ważne jest także zadbanie, aby do pomieszczenia nie wpadało światło słoneczne, które może wpłynąć na wyblaknięcie oraz uszkodzenie akt. Należy zadbać o odpowiednią wentylację i zabezpieczenie pomieszczenia przed złodziejami czy pożarem. Ponadto archiwum powinno być utrzymywane w czystości, aby zapobiegać gromadzeniu się kurzu i brudu, które mogą powodować uszkodzenia dokumentów.
