Wielu polskich przedsiębiorców podejmuje współpracę z firmami działającymi na terenie Unii Europejskiej. W tym wypadku warto dokładnie sprawdzić otrzymany numer identyfikacyjny kontrahenta, korzystając z systemu VIES. Czym jest system VIES i co trzeba o nim wiedzieć? Do czego służy przedsiębiorcom? Kiedy warto z niego skorzystać?

System VIES

Czym jest system VIES? Najprościej mówiąc, jest to wyszukiwarka pozwalająca uzyskać informacje o tym, czy dany podmiot jest zarejestrowany jako wykonujący transakcje wewnątrzwspólnotowe. Skrót ten oznacza VAT Information and Exchange System. Co ciekawe, VIES należy do Komisji Europejskiej i jest dostępny w 23 językach, dając nam wiele możliwości. Uzyskiwane dane pochodzą głównie z krajowych baz danych członków Unii Europejskiej.

Jak działa ten rodzaj wyszukiwarki? Na szczęście obsługa jest niezwykle łatwa, dlatego każdy przedsiębiorca poradzi sobie z użytkowaniem. Naszym zadaniem jest w tym wypadku wprowadzenie danych o weryfikowanym podmiocie. Trzeba wybrać z listy państwo członkowskie, z którego pochodzi kontrahent, a następnie wpisać jego numer VAT-UE. Pamiętajmy o tym, że firmy spoza UE nie zostały ujęte w wyszukiwarce VIES. Więcej informacji na ten temat znajdziemy w serwisie Poradnik Przedsiębiorcy.

Uzyskane wyniki wyszukiwania

Warto zauważyć, że z systemu VIES uzyskamy wyniki wyszukiwania w postaci:

• Tak, numer VAT jest aktywny
• Nieważny numer VAT dla transakcji transgranicznych na terenie UE

Odpowiedź negatywna wskazuje, że podmiot aktualnie nie jest zgłoszony jako czynny podatnik VAT-UE. To wskazówka dla przedsiębiorcy, oznaczająca, że podmiot jest w trakcie rejestracji, nie był wcześniej zarejestrowany w systemie lub został wykreślony z bazy podatników unijnych (własna rezygnacja, zbyt długo okres niedokonywania transakcji wewnątrzwspólnotowych).

Przedsiębiorcy mogą z łatwością sprawdzić w systemie VIES także własną firmę, zwłaszcza gdy przez długi czas nie dokonywane wspomnianych transakcji i nie składano informacji podsumowujących VAT-UE. Jeśli firma nie zostanie pozytywnie zweryfikowana, trzeba to potwierdzić w urzędzie skarbowym. W razie wykreślenia należy ponownie zarejestrować się do VAT-UE.

Rejestracja do VAT-UE

Jak można zarejestrować się do VAT-UE w naszym kraju? Jeżeli zamierzamy wykonywać transakcje wewnątrzwspólnotowe, jest to bardzo ważna kwestia. Należy w tej sytuacji uzupełnić formularz VAT-R w części C.3 oraz wskazać powód rejestracji. Może on być następujący:

• Przedsiębiorca będący czynnym podatnikiem VAT zamierza dokonywać transakcji wewnątrzwspólnotowych
• Przedsiębiorca niebędący podatnikiem VAT czynnym zamierza dokonywać transakcji wewnątrzwspólnotowych, w odniesieniu do których stosuje się artykuł 100 ustawy o VAT
• Przedsiębiorca niebędący podatnikiem VAT czynnym zamierza dokonywać transakcji WNT

Nie bez znaczenia jest także wskazanie daty rozpoczęcia dokonywania wspomnianych transakcji.

Sprawdzenie kontrahenta w systemie VIES

Niekiedy w trakcie sprawdzania danych okazuje się, że są one niekatulane lub niepoprawne. Baza danych z numerami VAT UE jest prowadzona przez krajowe administracje podatkowe, dlatego powiadomienia o błędach nie są dokonywane do Komisji Europejskiej. W tym przypadku zgłoszenie trzeba dokonać do urzędu skarbowego, odpowiadające za wprowadzenia aktualnych danych.

Dlaczego warto stawiać na sprawdzanie kontrahentów w systemie VIES? Takie rozwiązanie pozwala zweryfikować to, czy faktycznie dana firma widnieje jako podmiot zarejestrowany do VAT-UE. To niezbędne z tego względu, że zapewnia prawo do zastosowania stawki VAT 0%. Obniżona stawka VAT jest dostępna w kilku sytuacjach – trzeba potwierdzić, że nabywca jest podatnikiem podatku od wartości dodanej, dokładnie zweryfikowanym oraz należy potwierdzić wywóz towarów do innego kraju w Unii Europejskiej. Jeśli nie spełnimy tych warunków, będziemy musieli opodatkować sprzedaż krajową stawką VAT. System VIES jest niezwykle przydatny dla wielu przedsiębiorców, którzy podejmują współpracę z kontrahentami z innych krajów UE.