Najczęstsze błędy w dokumentacji cen transferowych i jak ich unikać

Stosowanie cen transferowych w trakcie dokonywania transakcji przez podmioty powiązane, znajdujące się na terenie różnych krajów, jest nadal stosunkowo nowym rozwiązaniem z zakresu prawa podatkowego. Zwłaszcza firmy, które działały jeszcze przed wprowadzeniem obowiązku stosowania cen transferowych, musiały więc dokonać znacznych modyfikacji swojego funkcjonowania. Zwiększyła się również ilość dokumentacji, jaką należy sporządzać. Od ponad 20 lat podmioty powinny sporządzać i przechowywać dokumentację cen transferowych, którą na życzenie należy okazać przedstawicielom organów uprawnionych do przeprowadzania kontroli. To właśnie w trakcie takich kontroli najczęściej wychodzi na jaw, że firmy nadal popełniają w dokumentacji cen transferowych poważne błędy, co z kolei może doprowadzić do odpowiedzialności finansowej, podatkowej a nawet karnej. Sprawdź, które błędy powtarzają się najczęściej, aby skutecznie ich unikać.

Nieprawidłowa identyfikacja podmiotów powiązanych

Do stosowania cen transferowych zobowiązane są wyłącznie podmioty powiązane. Teoretycznie związek ten jest jasny, w praktyce – wiąże się z licznymi trudnościami. Związek pomiędzy firmami może mieć bowiem zarówno charakter kapitałowy, jak i osobowy. Szczególnie trudno jest stosować ceny transferowe, gdy zmienia się skład zarządu czy struktura własności udziałów poszczególnych spółek. Co więcej, w razie kontroli zweryfikowane zostaną również potencjalne związki nieformalne pomiędzy firmami podejrzanymi o stosowanie nieuczciwych praktyk w ramach ustalania cen transferowych.

Niewłaściwe określenie ról podmiotów

Wybrana metoda rozliczeń w ramach cen transferowych pomiędzy stosującymi je podmiotami, powinna odzwierciedlać role, jakie poszczególne firmy pełnią. Wielu podatników na etapie sporządzania dokumentacji, pomija jednak opis funkcji i ryzyk każdej ze stron transakcji, ograniczając się do wykazania aktywów. To jednak nie wystarczy – organ kontrolny będzie chciał poznać szczegóły, aby ocenić zasadność podejmowanych decyzji.

Źle określone limity transakcyjne

Nie każda transakcja zachodząca pomiędzy podmiotami powiązanymi wymaga zastosowania cen transakcyjnych. Obowiązek ten jest zniesiony dla transakcji o niskiej wartości. Jednakże dla poszczególnych typów transakcji, limity są różne. Podatnicy nagminnie popełniają błędy lub wręcz celowo starają się klasyfikować transakcje niezgodnie z rzeczywistością. Należy dodatkowo pamiętać, iż w przypadku transakcji z firmami z rajów podatkowych, limity są jeszcze niższe. Tymczasem sankcje grożą podatnikowi zarówno wówczas, gdy próbuje celowo obejść prawo, jak i wtedy, gdy błędne określenie limitu wynikało z niewiedzy.

Brak kontekstu transakcji

Poza szczegółowym opisem faktów, w dokumentacji cen transakcyjnych musi znaleźć się jej szeroki kontekst. Istotne jest znaczenie przeprowadzenia danej transakcji na danych zasadach dla działalności przedsiębiorstwa. Przeważnie błąd wynika nie ze złej wili, ale z chęci zmniejszenia ilości pracy, jak i z przekonania, iż pobudki zastosowania takich a nie innych warunków, są dla wszystkich oczywiste. Należy jednak mieć na uwadze, że osoby dokonujące kontroli nie mają wglądu w specyfikę przedsiębiorstwa, ani też obowiązku domyślania się pobudek podejmowanych przez firmę działań.

Skopiowany zagraniczny masterfile

Masterfile to jeden z elementów dokumentacji cen transferowych. Jest to dokument podstawowy, wspólny dla wszystkich podmiotów wchodzących w skład grupy kapitałowej. I to właśnie dlatego wielu podatników dochodzi do wniosku, że każda z firm może przedstawić do kontroli dokładnie ten sam dokument. Nie jest to, niestety, takie proste – a przynajmniej nie w Polsce. Obowiązujące u nas przepisy wymagają uzupełnienia masterfile. W ujednoliconym dokumencie brakuje pewnych kluczowych informacji. Można więc na nim bazować, ale trzeba dodać niezbędne dane, a także koniecznie przetłumaczyć dokument na j. polski.

Prawidłowe przygotowanie dokumentacji cen transferowych jest przede wszystkim obowiązkiem każdego podatnika, który z uwagi na swoją działalność, musi stosować ceny transferowe. Ale jednocześnie to właśnie skrupulatnie sporządzana i przechowywana dokumentacja cen transferowych może stanowić najlepsze narzędzie do dochodzenia swoich racji, gdy dojdzie do sporu w trakcie kontroli albo do wszczęcia postępowania podatkowego. Warto mieć to na uwadze i przykładać dużą wagę do odpowiedniego przeszkolenia personelu odpowiedzialnego za zajmowanie się w firmie zagadnieniem cen transferowych. Rozległą wiedzą na ten temat powinny dysponować również osoby decyzyjne, dlatego też warto skorzystać z profesjonalnych szkoleń.

Artykuł sponsorowany