Co zrobić z dokumentami zawierającymi poufne informacje po zakończeniu ich przechowywania?
Niszczenie dokumentów niejawnych powinno być procedurą starannie przemyślaną, by gwarantowało zgodność z rygorystycznymi wymogami obowiązujących przepisów. Dokumentacja poufna nie może być zniszczona w zwykłej biurowej niszczarce. W żadnym wypadku nie wolno jej też wrzucić do zwykłego pojemnika na odpady. Jak zatem przeprowadzić niszczenie dokumentów niejawnych, by nie narazić firmy na kłopoty?
Czy bezpieczne niszczenie dokumentów niejawnych to obowiązek każdej firmy?
Zdecydowanie tak. Niszczenie dokumentów niejawnych to konieczność, a obowiązek ten dotyczy w praktyce każdego przedsiębiorcy, ponieważ każda firma przetwarza dokumentację poufną, a ta podlega ochronie. Jak podpowiadają eksperci firmy Stena Confidential, przepisy nakazują ochronę wszystkich danych poufnych, nie tylko danych osobowych. Oznacza to, że bezpieczne i zgodne z regulacjami niszczenie dokumentów niejawnych obejmuje m.in.: umowy handlowe, akta pracownicze, dokumenty zawierające dane kontrahentów, dokumentację finansową czy dokumentację medyczną. Dane tego typu wymagają najwyższych standardów ochrony przed wyciekiem, który może wywołać nie tylko poważne sankcje prawne, ale często również ogromne straty wizerunkowe, a nawet czasowy zakaz działalności. Stena Confidential to ceniona za profesjonalizm i kompleksowe podejście do potrzeb przedsiębiorców firma, która specjalizuje się w usługach bezpiecznego niszczenia dokumentów i nośników danych.
Jak według przepisów powinno wyglądać niszczenie dokumentacji niejawnej?
Zbędnej dokumentacji poufnej nie wolno wyrzucić do odpadów zmieszanych. Przepisy wymagają usunięcia danych w niej zapisanych w sposób nieodwracalny i gwarantujący brak możliwości ich ponownego odczytania. Utylizacja dokumentów niejawnych powinna przebiegać zgodnie z zapisami normy DIN 66399, wyodrębniającej kilka poziomów bezpieczeństwa w zależności od poziomu tajności danych. Dla dokumentacji firmowej rekomenduje się poziom P-4, gdzie ścinek nie przekracza 160 mm².
Proces usuwania danych musi być przeprowadzony przy użyciu certyfikowanych urządzeń, dokumentowany, a najlepszym potwierdzeniem tego jest specjalny protokół zniszczenia dokumentów niejawnych wystawiany przez uprawnione podmioty zajmujące się profesjonalną utylizacją danych. Na żadnym etapie procesu niszczenia dokumentów niejawnych nie mogą do nich mieć dostępu osoby przypadkowe.
Jak zorganizować niszczenie dokumentów niejawnych w firmie?
Zorganizowanie utylizacji dokumentów poufnych warto zacząć od inwentaryzacji dokumentacji i wyodrębnienia puli akt wymagających zniszczenia. Ponieważ jednak przeciętna firma rzadko ma do dyspozycji sprzęt zgodny z normą DIN, najkorzystniejszą metodą postępowania jest zlecenie niszczenia dokumentów niejawnych wyspecjalizowanym podmiotom.
Wspomniana Stena Confidential dostarcza klientom zamykane pojemniki na poufne dokumenty, organizuje transport i niszczenie pod nadzorem w monitorowanym zakładzie, skąd ścinki trafiają do papierni jako surowiec wtórny. Niszczenie dokumentów niejawnych we współpracy z tak doświadczoną marką oznacza w tym wypadku nie tylko sprawną obsługę i niezawodne procedury, ale przede wszystkim gwarancję zgodności z RODO i innymi przepisami. To także dobry sposób na wsparcie realizacji celów zrównoważonego rozwoju, ponieważ odzysk włókna celulozowego ogranicza zużycie pierwotnego surowca, wody i energii.
